Social Intranet: Persönlicher Kontakt bildet Basis für virtuelle Vernetzung

Mitarbeiter strategisch vernetzen, Wissen managen, Kommunikation optimieren: Mit einem Social Intranet verbinden Unternehmen in Zeiten der digitalen Transformation eine Reihe eminent wichtiger Ziele. Insbesondere sollen Change Projekte erfolgreicher umgesetzt werden – heute eine entscheidende Grundlage, um die Zukunftsfähigkeit zu sichern. In der Praxis sind viele Initiativen jedoch gescheitert, die Social Collaboration möglichen machen wollten. Unternehmen müssen nachlegen – und persönliche Kontakte stärken.

Nicht weniger als einen grundlegenden Wandel der Unternehmenskultur versprechen sich Projektverantwortliche in letzter Konsequenz von der Einführung eines Social Intranet, auch als Enterprise Social Network bezeichnet. Und tatsächlich: Die Technologie ermöglicht den schnellen und informellen Austausch zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und dem Management. Sie bildet eine Grundlage für bessere Vernetzung und für Transparenz, denn sowohl Wissen als auch kritische Stimmen sind in kürzester Zeit einem großen Personenkreis zugänglich.  Und sie fördert ein persönliches Engagement einzelner Mitarbeiter. So wird auf mehreren Ebenen eine bessere Zusammenarbeit gewährleistet.

Wissensmanagement und Reduktion von E-Mails

Der Wert von Social Collaboration besteht darüber hinaus insbesondere darin, Wissen zu organisieren und Informationen verfügbar zu machen. Außerdem resultiert die Chance, den ungeliebten E-Mail-Verkehr deutlich zu reduzieren – wenn nicht sogar gleich abzuschaffen. Obwohl das alles auf den ersten Blick gerade aus Mitarbeitersicht sehr attraktiv klingt, tun sich viele mittelständische Unternehmen und Konzerne mit dem Social Intranet schwer. Im Vordergrund stehen dabei nicht technische Herausforderungen – sondern vielmehr ein Akzeptanzproblem. Mitarbeiter und Führungskräfte zweifeln am Mehrwert oder erkennen diesen nicht, da dieser nicht hinreichend verständlich wird.

Virtuelle Kommunikation braucht reale Emotion

Mitarbeiter wollen mehr Interaktion – wenn diese aber nur auf einer virtuellen Ebene passiert, genügt sie nicht. Es fehlt der persönliche Bezug, es fehlen Emotionen. Der Kontakt bleibt oberflächlich und zwischen den Zeilen Kommuniziertes geht verloren. Das bringt entscheidende Nachteile, gerade in Veränderungs- und Entwicklungsprojekten. In vielerlei Hinsicht ist es mit der geschäftlichen Anwendung von Social Media ähnlich wie im Privaten: Wer würde in seiner Freizeit Facebook nutzen, wenn er keine realen Menschen hinter seinen Freunden wüsste?

Somit brauchen digitale Kommunikationsformen die Verbindung mit persönlichem Kontakt. Erst dann wird Zusammenarbeit wirklich neu initiiert. Die Crux besteht darin, reale Begegnung zu ermöglichen – und damit einhergehend eine Möglichkeit virtueller Vernetzung zu schaffen. Veranstaltungen und Meetings im Projektteam sind hier eine Option. Effektiv sind häufig auch 1:1-Treffen, die sehr schnell zu zielführenden Ergebnissen führen können. Ob es um konkreten Austausch zu einem Projekt geht oder sich zwei Kollegen beim Mittagessen neu kennenlernt haben: Persönlicher Kontakt und positive Erfahrung führen zu einem wesentlich höheren Interesse an einer digitalen Vernetzung.

 

Wissenswertes & Hintergründiges
Warum lohnt sich die Investition in Kommunikation und Kollaboration?

Umfragen zeigen, dass ein Großteil der Beschäftigten die kontinuierliche intensive Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kollegen für wichtig hält, um die eigenen Aufgaben erledigen zu können.

Was, wenn Projektteams auf verschiedenen Kontinenten agieren und ein persönliches Treffen mit hohem Aufwand verbunden ist?

Ein Kontakt über Videotelefonie (z.B. via Skype) kann persönliche Treffen zwar nicht ersetzen, macht aber einen Anfang und ermöglicht besseren Austausch als über E-Mail oder Communities.

Wie können Unternehmen Kommunikation und Kollaboration über das Social Intranet hinaus verbessern?

Unternehmen können persönliche Kontakte ermöglichen – zum Beispiel durch die Initiierung von neuen Begegnungen beim Mittagessen über Abteilungsgrenzen hinaus. Sinnvoll ist auch das frühe Einbinden fachfremder Kollegen in Feedback- oder Brainstormingprozesse.

 

Ausblick

Für ein Unternehmen bedeutet der Start von Social Collaboration einen hohen Implementierungsaufwand – unabhängig von der ausgewählten Plattform. Interne Projektmanager und Change Agents müssen das Thema auch in der Kommunikation stetig vorantreiben.  Öffentliche Foren erfordern einen Community Manager, der zumindest kritische Diskussionen moderiert. Angesichts dieser notwendigen Investitionen ist sicherzustellen, dass  sich die kosten- und ressourcenintensive Initiative auszahlt. Das gelingt nur, wenn parallel zur virtuellen Vernetzung reale Begegnung stattfindet. Wie bei Facebook, so gilt auch im geschäftlichen Umfeld: Erst die Verbindung mit persönlicher Interaktion schafft echten Mehrwert für virtuelle Plattformen.

 

 

Chancen des Social Intranet Herausforderungen des Social Intranet
  • Communities machen soziales und kontinuierliches Lernen lebendig
  • Spezialisten tauschen sich bereichsübergreifend aus und vernetzen sich
  • Kombination von Expertise aus verschiedenen Fachgebieten
  • Veränderung von Werten, Normen und Verhaltensweisen wird unterstützt
  • Austausch über Erfolge und Erfahrungen wird erleichtert
  • Hoher Aufwand für Implementierung und
    Community Management
  • Ressourcen für Change Kommunikation benötigt
  • Akzeptanz rein virtueller Kommunikation niedrig
  • Bindet Arbeitszeit von Mitarbeitern und lenkt von Aufgaben ab
  • Datenschutz muss dauerhaft gewährleistet sein
Erst die Verbindung von virtuellen Plattformen mit persönlicher Interaktion schafft echten Mehrwert.

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